Trong mỗi cơ quan, đơn vị công tác văn thư, lưu trữ nắm giữ vị trí, vai trò vô cùng quan trọng, nhất là với xu hướng phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần giảm rủi ro thất lạc văn bản, hồ sơ và tài liệu quan trọng. Chính vì vậy mà nhà nước đang tập trung phát triển chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử, chính quyền điện tử hướng tới Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số.

Trong mỗi cơ quan, đơn vị công tác văn thư, lưu trữ nắm giữ vị trí, vai trò vô cùng quan trọng, nhất là với xu hướng phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần giảm rủi ro thất lạc văn bản, hồ sơ và tài liệu quan trọng. Chính vì vậy mà nhà nước đang tập trung phát triển chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử, chính quyền điện tử hướng tới Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số. Hàng năm, đơn vị đã chủ động ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ theo kế hoạch công tác văn thư lưu trữ chung của ngành nhằm nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị và lãnh đạo các phòng chuyên môn trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ viên chức để họ nhận thức đúng đắn về vai trò, ý thức trách nhiệm, đồng thời thống nhất trong chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị. Đặc biệt, về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử, ký văn bản và phát hành văn bản điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin trong thời kỳ cách mạng công nghiệp và chuyển đổi số. Chuyển đổi số ra đời và phát triển như một giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, cũng như sử dụng và khai thác tài liệu. Việc lưu trữ hồ sơ cũng đã được đơn vị thực hiện thông qua hình thức điện tử. Cụ thể: các bộ hồ sơ di sản văn hóa vật thể và di sản văn hóa phi vật thể được cán bộ làm công tác lưu trữ Scan và lưu trữ trong Google Drive để tránh tình trạng mất mát, hư hỏng như bản giấy, tạo điều kiện dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc tra cứu, tìm kiếm hồ sơ mỗi khi cần sử dụng. Hiện tại đơn vị đã có 100% cán bộ viên chức được cài đặt ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vào công tác xử lý văn bản đi, văn bản đến và sử dụng hệ thống mạng nội bộ LAN để trao đổi thông tin văn bản nội bộ, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian rất nhiều so với làm thủ công như trước đây, đồng thời giúp công tác kiểm tra, giám sát công việc được thuận lợi. Đơn vị đã đầu tư hạ tầng, công nghệ hiện đại, đảm bảo bảo mật, an toàn thông tin đáp ứng yêu cầu vận hành ổn định, thông suốt cho hệ thống cơ sở dữ liệu của đơn vị. Bên cạnh những kết quả trên vẫn còn một số hạn chế như: Các quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, và thiếu đồng bộ, thiếu thống nhất; nhân sự thực hiện công tác lưu trữ vừa thiếu lại không được đào tạo chuyên ngành; ứng dụng công nghệ thông tin triển khai chưa đồng bộ, gây khó khăn trong chia sẻ thông tin. Nguyên nhân chủ yếu của hạn chế đó là do: Văn bản quy định về hoạt động lưu trữ tài liệu chuyên ngành chưa hoàn chỉnh, chồng chéo, một số nội dung áp dụng văn bản quy định của Bộ Nội vụ chưa thực sự phù hợp với tài liệu chuyên môn. Từ những hạn chế, nguyên nhân tồn tại tác giả đưa ra một số giải pháp sau: Nêu cao nhận thức về tài liệu lưu trữ chuyên ngành đến toàn thể cán bộ viên chức trong đơn. Chú trọng nhiều hơn trong công tác đào tạo, tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ viên chức, đặc biệt là chuyên ngành văn thư lưu trữ. Đầu tư cơ sở hạ tầng cũng như trang thiết bị phục vụ hoạt động lưu trữ tài liệu chuyên môn; hoàn thiện kho lưu trữ chuyên dụng theo quy mô, tiêu chuẩn.  Đồng thời cần chú trọng thiết kế, quy chuẩn, tiêu chuẩn kho bảo quản tài liệu điện tử. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ, nâng cấp cơ sở hạ tầng; chuẩn hóa cơ sở dữ liệu và xây dựng mô hình Trung tâm cơ sở dữ liệu của đơn vị. Trong tình hình thực tế hiện nay chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị đã đạt được những thành quả nhất định. Nổi bật hơn cả đó là 100% cán bộ viên chức đã được cài đặt và sử dụng ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vào công tác xử lý văn bản đi, văn bản đến; 100% các văn bản đi, văn bản đến đều được phát hành qua môi trường điện tử và ký số. Để công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt công tác văn thư, lưu trữ điện tử trong thời gian tới ngày một tốt hơn, Lãnh đạo đơn vị tiếp tục quan tâm, quán triệt đầy đủ tới cán bộ, viên chức thực hiện nghiêm túc công tác văn thư, lưu trữ, xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên, liên tục gắn với vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu và cán bộ, viên chức đảm nhiệm vai trò văn thư, lưu trữ. Công tác văn thư, lưu trữ phải nhanh chóng, chính xác, bí mật góp phần nâng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số và cách mạng công nghiệp 4.0./. Vân Anh - Trung tâm QLLDTvà PTDL